Factura electrónica entre empresas: fechas y pasos para preparar tu negocio
La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales ya tiene un calendario concreto. La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y, desde esa fecha, comenzaron a contarse los plazos de aplicación. Esto no significa que todas las pymes y autónomos deban cambiar hoy mismo su forma de facturar, pero sí que ya conviene organizar la adaptación y comprobar qué debe ofrecer el programa utilizado.
¿A quién afecta?
La obligación alcanza, con carácter general, a los empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario sea otra empresa o profesional establecido en España y la operación se dirija a esa sede, establecimiento o domicilio. Por tanto, se centra en las relaciones entre negocios —facturación B2B— y no convierte automáticamente en electrónica cualquier factura emitida a un consumidor particular.
Quedan fuera, como regla general, las operaciones documentadas mediante factura simplificada, salvo las simplificadas cualificadas. Existen además exclusiones específicas, por lo que debe revisarse cada actividad.
Las fechas que deben anotarse
- 6 de octubre de 2027: obligación de emitir y recibir factura electrónica para quienes hayan superado 8 millones de euros de volumen de operaciones a efectos del IVA en el año natural anterior. Desde esa fecha también deberán comunicar los estados de las facturas y los pagos.
- 6 de octubre de 2028: obligación de emitir y recibir factura electrónica para el resto de empresarios y profesionales. En esa fecha, las personas jurídicas y demás entidades con volumen igual o inferior a 8 millones también deberán comunicar los estados y pagos.
- 6 de octubre de 2029: comenzará la obligación de comunicar los estados y pagos para las personas físicas y entidades en atribución de rentas incluidas en el tramo anterior.
Durante los doce primeros meses de aplicación para los obligados que superen 8 millones, la factura electrónica deberá ir acompañada de un PDF legible, salvo aceptación expresa del destinatario para recibir solo el formato original. Es una medida transitoria y no convierte el PDF en la factura electrónica exigida.
No basta con enviar una factura en PDF
La factura electrónica será un mensaje estructurado que pueda tratarse automáticamente en formatos admitidos por la norma. Un PDF enviado por correo puede ser una representación legible, pero no sustituye por sí solo ese formato.
La empresa podrá utilizar una plataforma privada, la solución pública de la AEAT o combinar ambas. Si usa una plataforma privada sin la solución pública para emitir o interconectar, deberá remitirse simultáneamente una copia fiel en UBL a la solución pública. También habrá que recibir facturas y comunicar determinados estados.
Qué conviene revisar durante 2026 y 2027
- Separar la facturación B2B de la dirigida a particulares.
- Confirmar el volumen de operaciones conforme a la normativa del IVA.
- Pedir al proveedor un calendario escrito para formatos, recepción, interconexión y estados.
- Decidir el canal de entrada. Si no se publica uno privado, la solución pública será el punto de entrada por defecto.
- Revisar datos y circuitos internos: NIF, series, vencimientos, aprobaciones, pagos y rectificativas.
Importante: factura electrónica B2B y VERI*FACTU no son la misma obligación. La primera regula la emisión, transmisión y recepción entre negocios; VERI*FACTU se refiere a los requisitos de los sistemas informáticos y a sus registros de facturación. Un programa puede necesitar adaptaciones para ambos marcos.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo debe emitir factura electrónica desde octubre de 2027?
No por el mero hecho de ser autónomo. Si no superó 8 millones de euros de volumen de operaciones, la obligación de emitir y recibir comenzará, con carácter general, el 6 de octubre de 2028.
¿Servirá enviar un PDF por correo?
No como único cumplimiento. La factura obligatoria deberá emitirse, transmitirse y recibirse en un formato electrónico estructurado. El PDF puede acompañarla en el régimen transitorio o servir como representación legible.
¿Tengo que contratar una plataforma privada?
No necesariamente. El sistema combina plataformas privadas y una solución pública gratuita. La elección debe valorar volumen, integración contable, número de proveedores y proceso de cobros.
¿La factura electrónica sustituye a VERI*FACTU?
No. Son obligaciones diferentes y complementarias. Conviene pedir al proveedor que confirme por separado cómo cubrirá cada una.
¿Qué información debo aportar al despacho?
Forma jurídica, actividad, volumen de operaciones, programa y versión utilizados, proveedor, número aproximado de facturas B2B y tres ejemplos anonimizados de circuitos habituales de emisión y recepción.
¿Necesitas revisar cómo afecta a tu negocio?
En Soriano Molina podemos revisar el calendario aplicable, el alcance de tus operaciones y el plan de adaptación propuesto por tu proveedor. Para preparar la revisión, indícanos si trabajas como autónomo o sociedad, tu volumen aproximado de operaciones, el programa que utilizas y cómo recibes actualmente las facturas de tus proveedores.
